Beheer gebruikers

De personeelslijst vind je onder Instellingen > Gebruikers. Iedereen met de rechten Gebruikers beheren kan hier mensen toevoegen, hun gegevens bewerken, uitnodigingen opnieuw versturen en vertrekkende medewerkers deactiveren. Iedereen die je toevoegt, krijgt een e-mail om zelf een wachtwoord in te stellen voordat diegene kan inloggen.

Een persoon toevoegen

Kies Gebruiker toevoegen en vul de basisgegevens in: voornaam, achternaam en e-mail. Vervolgens bepaal je hoe deze persoon past binnen de Workspace:

• Softwarerol: wat iemand in Ferio mag doen (zie Softwarerollen en rechten). Standaard ingesteld op Medewerker.
• Functie in het bedrijf: de functietitel, die ook een verlofmodus bepaalt (zie Functies in het bedrijf en verlofmodi).
• Team en, optioneel, of iemand dit team leidt.
• Landprofiel en werkrooster, die de feestdagen en de telling van werkdagen bepalen.
• Datum in dienst, plus optionele HR-gegevens zoals geboortedatum, aantal kinderen en eerdere werkervaring. Deze tellen mee voor de quotumbonussen, dus vul ze in waar van toepassing.

Bij het opslaan maakt Ferio het account aan met een tijdelijk wachtwoord en stuurt een uitnodiging met een link om een wachtwoord in te stellen. De persoon kiest via die link zelf een wachtwoord; totdat dat gebeurt, kan niemand namens diegene inloggen.

Breng je een heel team in één keer binnen? Sla het formulier voor losse toevoegingen over en gebruik in plaats daarvan Gebruikers importeren via CSV.

Gegevens bewerken

Open een willekeurige rij om deze te bewerken. Je kunt de naam, softwarerol, functie in het bedrijf, team, landprofiel, werkrooster en de HR-velden aanpassen. Als een wijziging het quotum beïnvloedt (geboortedatum, kinderen, start van de loopbaan, landprofiel of einddatum dienstverband), berekent Ferio de saldi van dit jaar meteen opnieuw. Structurele wijzigingen, zoals een nieuw landprofiel, een nieuwe rol of een nieuw team, sturen de persoon ook een e-mail zodat diegene weet wat er is veranderd.

Uitnodiging opnieuw versturen

Als iemand nog niet heeft ingelogd, biedt de rij de optie Uitnodiging opnieuw versturen. Dit maakt de vorige link om een wachtwoord in te stellen ongeldig en stuurt een nieuwe. Je kunt dit ook gebruiken bij een actieve gebruiker, als snelle manier om het wachtwoord te resetten. Bij een gedeactiveerde gebruiker kun je geen uitnodiging opnieuw versturen; activeer die persoon eerst weer.

Vertrekkende medewerker deactiveren

Het deactiveren van een gebruiker blokkeert het inloggen, maar bewaart alle gegevens voor rapportages en het auditlog. Selecteer een of meer mensen en deactiveer ze in één keer. Je kunt je eigen account op deze manier niet deactiveren. Als iemand op een bekende datum vertrekt, stel dan in plaats daarvan een einddatum dienstverband in, zodat het eindsaldo wordt afgewikkeld; zie Uit dienst en offboarding.