Poznaj Ferio: zarządzanie urlopami zbudowane od środka

Ferio nie zaczęło się jako produkt. Powstało jako wewnętrzne narzędzie w Loginet, firmie informatycznej z siedzibą na Węgrzech.

Jak większość firm, które osiągają pewną wielkość, potrzebowaliśmy sposobu na zarządzanie urlopami pracowników lepszego niż wspólny arkusz kalkulacyjny i ciąg maili z akceptacjami. Sprawdziliśmy, co jest dostępne na rynku. Niektóre narzędzia były dobrze zaprojektowane, ale wycenione pod budżety korporacyjne, które nie pasowały do firmy naszej wielkości. Inne były przystępne cenowo, ale zbudowane na założeniach, które nie odpowiadały temu, jak naprawdę pracowaliśmy: zasady dla jednego kraju, brak wsparcia dla specyfiki węgierskiego kodeksu pracy, procesy akceptacji zbyt sztywne, by odzwierciedlić rzeczywistą strukturę naszych zespołów.

Zbudowaliśmy więc coś dla siebie.

Zbudowaliśmy to tak, by prawidłowo obsługiwało węgierskie przepisy: dodatkowe dni urlopu zależne od wieku, logikę zastępczych dni roboczych oraz sposób, w jaki salda działają w roku zaczynającym się w styczniu. Zbudowaliśmy to tak, by menedżerowie mogli jednym rzutem oka zobaczyć dostępność swojego zespołu, bez pytania działu HR. Zbudowaliśmy to tak, by pracownik mógł złożyć wniosek urlopowy i w ciągu dnia wiedzieć, czy został zaakceptowany, bez ganiania za kimkolwiek mailem. Zbudowaliśmy to tak, by dział HR miał jedno miejsce, w którym widzi wszystko, zamiast trzech arkuszy i skrzynki mailowej.

Używaliśmy tego wewnętrznie. Udoskonalaliśmy to. Psuliśmy to, naprawialiśmy i psuliśmy jeszcze raz. Po jakimś czasie mieliśmy coś, z czego byliśmy naprawdę dumni, i zaczęliśmy się zastanawiać, czy inne firmy mierzą się z tymi samymi frustracjami co my. Mierzyły się. Wtedy Ferio stało się produktem.

W łacinie rzymskiej feria oznaczała święto, dzień odłożony na bok od zwykłej pracy. Liczba mnoga feriae obejmowała święta religijne, publiczne uroczystości i okresy odpoczynku, które były święte i chronione prawem. Ferias ago znaczyło „biorę urlop". Dies feriae znaczyło „dzień odłożony na bok". Feriae publicae to dni wolne od pracy.

Wybraliśmy nazwę Ferio, bo idea leżąca u podstaw tego produktu jest starsza niż jakikolwiek kodeks pracy: ludzie potrzebują czasu dla siebie, a ten czas powinien być uczciwie uszanowany. Nie negocjowany w wątkach mailowych, nie gubiony w arkuszu kalkulacyjnym, nie odrzucany dlatego, że menedżer zapomniał sprawdzić kalendarz zespołu.

Nazwa jest krótka, europejska i brzmi tak samo w każdym języku, w którym działamy.

W swojej istocie Ferio to platforma do zarządzania urlopami dla firm, które potrzebują czegoś więcej niż arkusza kalkulacyjnego, a mniej niż korporacyjnego pakietu HRIS. Oto, co naprawdę robi.

Dla pracowników. Złóż wniosek urlopowy w kilka sekund. Sprawdzaj swoje saldo w czasie rzeczywistym: ile dni wykorzystałeś, ile ci zostało i jak zmieni je oczekujący wniosek. Otrzymaj szybko decyzję, z jasnym uzasadnieniem, jeśli odpowiedź brzmi nie. Koniec z pisaniem maili do menedżera i czekaniem trzy dni, żeby dowiedzieć się, czy możesz zarezerwować bilety lotnicze.

Dla liderów zespołów i menedżerów. Zobacz dokładnie, kto w twoim zespole jest na urlopie, kiedy i jak długo, zanim cokolwiek zaakceptujesz, a nie dopiero po tym, jak zobowiążesz się do terminu. Podejmuj każdą decyzję, mając przed sobą pełny kalendarz zespołu. Wnioski trafiają automatycznie do właściwej osoby, z przypomnieniami, jeśli decyzja nie zapadnie w ustalonym czasie. Kiedy sam jesteś na urlopie, twoje zastępstwo jest skonfigurowane z wyprzedzeniem, więc wnioski nie piętrzą się pod twoją nieobecność.

Dla działu HR. Zarządzaj całym katalogiem pracowników z jednego miejsca. Przypisuj ludzi do zespołów, ustaw ich profil kraju, konfiguruj ich rodzaje urlopu i uprawnienia oraz przeglądaj każdy wniosek i każdą akceptację w całej organizacji, bez proszenia kogokolwiek o przesłanie maila. Uruchamiaj raporty, które odpowiadają na to, co naprawdę chcesz wiedzieć: wykorzystanie urlopów według działu, zaległe salda, dostępność zespołu w nadchodzącym miesiącu, stany przeniesień na koniec roku. Wszystko jest w systemie i nic z tego nie trzeba zestawiać ręcznie.

Dla kierownictwa firmy. Widok obejmujący całą firmę, pokazujący, jak urlopy są wykorzystywane w zespołach, działach i krajach. Żadnych niespodzianek na koniec roku związanych z narosłym zobowiązaniem urlopowym i żadnego zgadywania, czy zespół jest wystarczająco obsadzony na nadchodzący kwartał.

Ferio zajmuje się też sprawami, które większość narzędzi zbywa jako przypadki brzegowe: zasadami specyficznymi dla poszczególnych krajów w firmach zatrudniających ludzi w całej Europie, dodatkowymi dniami urlopu zależnymi od wieku i stażu pracy, które aktualizują się same, prawdziwą integracją z kalendarzem, dzięki czemu zaakceptowany urlop pojawia się tam, gdzie ludzie faktycznie planują swój czas, oraz procesem akceptacji bez maili, który zostawia wszystkim jasny ślad tego, o co wnioskowano i co zostało zdecydowane.

Ferio jest zbudowany dla firm, które wyrosły z etapu, w którym wystarcza arkusz kalkulacyjny, ale nie są jeszcze gotowe, finansowo ani operacyjnie, na wdrożenie korporacyjnej platformy HRIS z sześciomiesięcznym projektem uruchomienia.

Jeśli zatrudniasz od 10 do 250 pracowników, działasz w jednym lub kilku krajach europejskich i obecnie zarządzasz urlopami za pomocą mieszanki maili, arkuszy kalkulacyjnych i pamięci, Ferio zostało zbudowane z myślą o tobie.

Szczególnie dobrze sprawdza się w firmach z pracownikami w kilku krajach UE i EOG. To właśnie tam różnice w ustawowych zasadach urlopowych (podstawowy wymiar urlopu, systemy dni dodatkowych, terminy przeniesień) sprawiają, że jednolita polityka staje się jednocześnie niedokładna i niezgodna z przepisami. Ferio jest dostarczane z gotowymi profilami krajów dla wszystkich 30 państw członkowskich UE i EOG, obejmującymi zasady, które większość narzędzi po prostu pomija.

Startujemy z solidnymi podstawami i już pracujemy nad tym, co będzie dalej.

Największym obszarem, w który inwestujemy, są integracje. Ferio dobrze działa samodzielnie, ale większość firm korzysta już z innego oprogramowania: systemów kadrowo-płacowych, platform HRIS, narzędzi do zarządzania projektami, platform komunikacyjnych. Chcemy, żeby Ferio wpasowywało się w ten ekosystem, zamiast stać obok niego, dlatego budujemy i oceniamy integracje, które łączą je z narzędziami, których firma już używa na co dzień.

Rozwijamy też raporty, dając zespołom HR i kierownictwu firm bardziej szczegółowy wgląd w schematy nieobecności, trendy wykorzystania i planowanie zatrudnienia, niż oferuje obecna wersja.

Udoskonalamy również podstawowe doświadczenie na podstawie opinii firm, które już korzystają z Ferio w jego wczesnej formie. Narzędzie zbudowane na bazie prawdziwego, wewnętrznego użytkowania bywa praktyczne, a nie teoretyczne, ale niesie też ze sobą założenia zespołu, który je zbudował, więc spodziewamy się, że wciąż będziemy uczyć się od osób, które go używają.

Jeśli masz funkcje, które chciałbyś zobaczyć, integracje, na których ci zależy, albo wymagania dotyczące procesów pracy, których obecna wersja nie obsługuje, chcemy o tym usłyszeć. Napisz do nas na hello@theferio.com. Czytamy wszystko i odpowiadamy.

Ferio jest dostępne już dziś. Możesz rozpocząć darmowy siedmiodniowy okres próbny: bez karty kredytowej, bez długiego wdrożenia, bez rozmowy handlowej. Zarejestruj się, a od pierwszego dnia otrzymasz działające środowisko demo z realistycznymi danymi, dzięki czemu zobaczysz, jak to działa, zanim się na cokolwiek zdecydujesz.

Jeśli masz pytania przed rejestracją, napisz do nas na hello@theferio.com.

Cieszymy się, że tu jesteś.

Zespół Ferio