Nutzer verwalten

Das Mitarbeiterverzeichnis liegt unter Einstellungen > Mitarbeitende. Wer die Berechtigung Mitarbeitende verwalten hat, kann hier Personen hinzufügen, ihre Daten bearbeiten, Einladungen erneut senden und Ausscheidende deaktivieren. Jede Person, die du hinzufügst, wird per E-Mail eingeladen, ihr eigenes Passwort festzulegen, bevor sie sich anmelden kann.

Eine Person hinzufügen

Wähle Mitarbeitenden hinzufügen und trage die wichtigsten Angaben ein: Vorname, Nachname und E-Mail. Von dort legst du fest, wie die Person in den Workspace passt:

• Softwarerolle: was sie in Ferio tun darf (siehe Softwarerollen und Berechtigungen). Standard ist Mitarbeitende.
• Unternehmensrolle: ihre Position, die auch einen Abwesenheitsmodus trägt (siehe Unternehmensrollen und PTO-Modi).
• Team und optional, ob sie es leitet.
• Länderprofil und Arbeitszeitmodell, die Feiertage und die Zählung der Arbeitstage steuern.
• Eintrittsdatum sowie optionale HR-Daten wie Geburtsdatum, Anzahl der Kinder und frühere Berufserfahrung. Diese fließen in Kontingentboni ein, also trage sie ein, wo sie zutreffen.

Beim Speichern legt Ferio das Konto mit einem Platzhalter-Passwort an und sendet eine Einladung mit einem Link zum Festlegen des Passworts. Die Person wählt über diesen Link ihr eigenes Passwort; bis dahin kann sich niemand als sie anmelden.

Bringst du ein ganzes Team auf einmal herein? Überspringe das Formular Person für Person und nutze stattdessen Mitarbeitende aus CSV importieren.

Daten bearbeiten

Öffne eine beliebige Zeile, um sie zu bearbeiten. Du kannst Namen, Softwarerolle, Unternehmensrolle, Team, Länderprofil, Arbeitszeitmodell und die HR-Felder ändern. Wenn eine Änderung Kontingente betrifft (Geburtsdatum, Kinder, Karrierebeginn, Länderprofil oder Austrittsdatum), berechnet Ferio die Salden dieses Jahres sofort neu. Strukturelle Wechsel wie ein neues Länderprofil, eine neue Rolle oder ein neues Team senden der Person außerdem eine E-Mail, damit sie weiß, was sich geändert hat.

Eine Einladung erneut senden

Hat sich jemand noch nicht angemeldet, bietet seine Zeile Einladung erneut senden. Das macht den vorherigen Link zum Festlegen des Passworts ungültig und sendet einen neuen. Du kannst auch einem aktiven Nutzer erneut senden, als Abkürzung zum Zurücksetzen des Passworts. An einen deaktivierten Nutzer kannst du nicht erneut senden; aktiviere ihn zuerst wieder.

Ausscheidende deaktivieren

Das Deaktivieren eines Nutzers sperrt die Anmeldung, behält aber alle seine Datensätze für Berichte und das Audit-Log. Wähle eine oder mehrere Personen aus und deaktiviere sie in einem Schritt. Dein eigenes Konto kannst du so nicht deaktivieren. Wenn jemand an einem bekannten Tag ausscheidet, lege stattdessen ein Austrittsdatum fest, damit sein Endsaldo abgerechnet wird; siehe Austritt und Offboarding.