Abwesenheit für andere erfassen

Manchmal muss eine Abwesenheit erfasst werden, die die Person nicht selbst eintragen kann: Sie ist krankgeschrieben, sie hat es vergessen, oder es liegt vor ihrem Konto. Wenn du Abwesenheit im Namen einer anderen Person erfasst, legst du einen bereits genehmigten Eintrag direkt in deren Aufzeichnung ab.

Wer das darf

Diese Aktion braucht die Berechtigung Abwesenheit für andere erfassen. Sie gehört nicht zur Standard-Rolle der Teamleitung, sodass die meisten Führungskräfte das nicht ohne Weiteres können; HR-Admins schon. Wenn du sie brauchst, bitte einen Admin, die Berechtigung deiner Softwarerolle hinzuzufügen. Ohne sie erscheint die Option schlicht nicht. Siehe Was eine Teamleitung darf und was nicht.

Einen Eintrag erfassen

Öffne das Profil der Person aus der Nutzerliste und wähle Abwesenheit erfassen. Wähle die Abwesenheitsart und die Daten, und Ferio zählt die Arbeitstage. Ein Grund ist Pflicht und muss mindestens 20 Zeichen lang sein, weil dies den normalen Antrags- und Genehmigungsablauf umgeht und im Audit-Log Bestand haben muss. Du kannst auch eine Notiz hinzufügen und ein Dokument anhängen.

Überschneidungen und was gespeichert wird

Wenn die Daten mit einer Abwesenheit kollidieren, die der oder die Mitarbeitende bereits hat, warnt dich Ferio und listet die Konflikte auf. Setze das Häkchen im Bestätigungsfeld, um es trotzdem zu erfassen, oder passe die Daten an. Nach dem Speichern ist der Eintrag sofort genehmigt, die Tage werden vom Saldo abgezogen, er wird mit verbundenen Kalendern synchronisiert, und der oder die Mitarbeitende wird benachrichtigt, dass du ihn erfasst hast.

Das ist für Abwesenheit gedacht, die wirklich stattgefunden hat oder vereinbart ist. Alles, was der oder die Mitarbeitende noch selbst einreichen kann, lass ihn oder sie einreichen und genehmige es auf dem normalen Weg. Siehe Anträge genehmigen oder ablehnen.